製品やサービスに不具合が発生した場合、状況を正確かつ冷静に伝えることが重要です。
ここでは、事実関係を整理しながら相手に伝えやすい、不具合報告メールの英文例をまとめてみました。
不具合発生の連絡（基本表現）
- We would like to report an issue with the product we received.
受領した製品に不具合があるため、ご報告いたします。 - We have encountered a problem with your service.
御社サービスに問題が発生しています。 - We noticed a malfunction during normal use.
通常使用の中で不具合を確認しました。 - An unexpected issue occurred after installation.
インストール後に想定外の問題が発生しました。
不具合の内容を具体的に説明する
- The system stops responding when we try to log in.
ログインを試みると、システムが応答しなくなります。 - The product does not operate as described in the manual.
製品がマニュアルどおりに動作しません。 - An error message appears during processing.
処理中にエラーメッセージが表示されます。 - The issue occurs consistently under the same conditions.
同じ条件下で毎回同様の不具合が発生します。
発生日時・環境を伝える
- The issue first occurred on July 10.
不具合は7月10日に初めて発生しました。 - This problem happens intermittently.
この問題は断続的に発生します。 - We are using the latest version of the software.
ソフトウェアは最新バージョンを使用しています。 - The issue was confirmed in our production environment.
本番環境にて不具合を確認しました。
影響範囲・業務への影響を伝える
- This issue is affecting our daily operations.
この不具合は日常業務に影響しています。 - As a result, we are unable to proceed with our work.
その結果、業務を進められない状況です。 - The impact is currently limited, but we are concerned it may expand.
現時点で影響は限定的ですが、拡大を懸念しています。 - This issue may cause delays in our schedule.
本件により、スケジュールに遅れが生じる可能性があります。
対応・確認の依頼
- Could you please investigate this issue?
本件についてご確認いただけますでしょうか。 - We would appreciate your guidance on how to resolve this.
解決方法についてご案内いただけると助かります。 - Please let us know if you need any additional information.
追加情報が必要でしたらお知らせください。 - We would appreciate a prompt response if possible.
可能でしたら早めのご対応をお願いいたします。
添付資料・補足の伝え方
- We have attached screenshots for your reference.
参考としてスクリーンショットを添付しました。 - Please find the error log attached.
エラーログを添付しておりますのでご確認ください。 - Additional details can be provided upon request.
必要に応じて、追加情報の提供も可能です。 - Let us know if further clarification is required.
ご不明点があればお知らせください。
丁寧に締めくくる表現
- Thank you for your attention to this matter.
本件につきご対応いただき、ありがとうございます。 - We appreciate your support in resolving this issue.
不具合解消へのご支援に感謝いたします。 - We look forward to your response.
ご回答をお待ちしております。 - Thank you in advance for your assistance.
あらかじめご対応に感謝いたします。
