顧客からクレームを受けた際は、事実関係を整理しつつ、相手の不満や不安に配慮した丁寧な返答が重要になります。ここでは、状況別に使いやすい英文表現をまとめます。
クレーム受領の連絡
- Thank you for bringing this issue to our attention.
このたびは問題をご連絡いただき、ありがとうございます。 - We appreciate you informing us of your concerns.
ご懸念をお知らせいただき、感謝いたします。 - We have received your message regarding the issue.
本件に関するご連絡を確かに受領いたしました。 - Thank you for contacting us about this matter.
本件につきご連絡いただき、ありがとうございます。
お詫びの表現
- We sincerely apologize for the inconvenience caused.
ご不便をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 - Please accept our apologies for this situation.
本件につき、深くお詫び申し上げます。 - We regret any trouble this may have caused you.
本件によりご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。 - We are sorry to hear about your experience.
ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません。
事実確認・調査中であることを伝える
- We are currently investigating the cause of this issue.
現在、本件の原因について調査を行っております。 - We are reviewing the details you provided.
お知らせいただいた内容を確認しております。 - Our team is looking into this matter carefully.
担当チームが慎重に確認を進めております。 - We are checking our records to better understand the situation.
状況把握のため、社内記録を確認しております。
対応方針・次のステップを伝える
- We will update you as soon as we have more information.
進展があり次第、改めてご連絡いたします。 - We will take appropriate action to resolve this issue.
本件解決に向け、適切な対応を進めてまいります。 - We are working on a solution and will contact you shortly.
現在解決策を検討しており、追ってご連絡いたします。 - We will ensure this matter is handled promptly.
迅速に対応するよう努めてまいります。
補償・代替案を提示する場合
- We would like to offer a replacement for the affected item.
該当商品について交換対応をご提案いたします。 - A refund will be processed once the issue is confirmed.
問題確認後、返金対応を行います。 - We would like to propose an alternative solution.
代替案をご提案させていただきます。 - Please let us know if this solution is acceptable to you.
こちらの対応で問題ないかご確認ください。
再発防止への言及
- We will review our procedures to prevent similar issues in the future.
今後同様の問題が起きないよう、対応を見直します。 - This feedback will help us improve our service.
今回のご指摘は、サービス改善に活かしてまいります。 - We take this matter seriously and are addressing it internally.
本件を重く受け止め、社内で対策を講じております。 - We are committed to improving our quality control.
品質管理の強化に努めてまいります。
丁寧な締めくくり
- Thank you for your patience and understanding.
ご理解とご協力に感謝いたします。 - We appreciate your continued cooperation.
引き続きのご協力に感謝いたします。 - Please do not hesitate to contact us if you have further questions.
ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。 - We value your feedback and your business.
貴重なご意見とお取引に感謝いたします。
