ビジネス英文メール 書き方の基本

ビジネスの場で英文メールを書くときの基本的な形についてまとめてみました。

件名
メールの内容がひと目で分かるように短くまとめましょう。

呼称(呼びかけ)
相手の名前がわかっている場合は、Dearのあとに敬称と相手の名前(姓)を続けます(男性ならMr.Smith、女性ならMs.Smith)。
※女性の場合、MissやMrs.はビジネスの場ではあまり好まれません。

相手の名前がわからない場合は、Dearのあとに役職名を付けたり、sir/madamとします。

書き出し
メールでは冒頭に本題を書くのが基本です。書き出しの表現としては、次のような書き方があります。
This is let you know … (~をお知らせします)
I’m writing to confirm … (~を確認いたします)
With regard to … (~に関しまして)

返信の時には次のような表現があります。
Thank you for your e-mail. (メールありがとうございました)
Sorry I’m late in replying to your e-mail. (お返事遅くなり申し訳ありません)
Thank you for replying to my e-mail. (お返事ありがとうございました)

結びの言葉
日本語で言うよろしくお願いいたしますといった表現には次のようなものがあります。

  • Thank you for your attention.
  • Thank you very much in advance.
  • Thank you for your time.

返信がほしい時には次のように書きます。

  • Your prompt reply will be appreciated. (できるだけ早くお返事いただけると幸いです)
  • I look forward to hearing from you soon. (早いお返事お待ちしております)
  • Your kind reply will be greatly appreciate. (お返事いただければ幸いです)

結尾
一般的には「With best regards」「Regards」「Best Wishes」「Thank you」「Thanks」など。フォーマルであれば「Sincerely yours」「Sincerely」と書きます。

署名
自分のフルネーム、役職、部署名、会社名、メールアドレス、電話番号などを書きます。海外とやりとりするときは、電話やファックス番号は日本の国番号「81」を冒頭につけます(例:+81(0)3-1234-5678)。

コメントは受け付けていません。