ビジネスの場で英文メールを書くときの基本的な形です。
件名
メールの内容がひと目で分かるように短くまとめる。a, the なども省略して良い。
(例)
- お礼:Thank you for your order(ご注文ありがとうございます)
- 依頼:Request for quotation(見積もり依頼)
- 変更:Change of Schedule(スケジュール変更)
重要な場合には Important や Urgent を入れて明示する。
- [Important] 重要
- [Urgent] 至急
- [Resend] 再送
- [FYI] 参考(for your information)
- [REQ] 依頼(request)
呼称(呼びかけ)
相手の名前がわかっている場合は、Dearのあとに敬称と相手の名前(姓)を続ける。
男性なら Dear Mr.Smith、女性ならDear Ms.Smith。
※女性の場合、未婚既婚を区別しないMs.を使う(MissやMrs.はビジネスの場ではあまり好まれない)
相手の名前がわからない場合は、Dearのあとに役職名を付けたり、sir/madamとする。
Dear Sir or Madam,(相手が一人の場合)
Dear Ladies and Gentleman,(相手が複数の場合)
To Whom It May Concern, (関係者各位)
役職や担当部署のみわかっている場合は宛名に入れる
Dear Sales Director,(営業部長様)
Dear Customer,(顧客宛)
Dear Employee,(社員宛)
Dear Shareholder,(株主宛)
書き出し
メールでは冒頭に本題を書くのが基本。
▼書き出しの表現
This is let you know … (~をお知らせします)
I’m writing to confirm … (~を確認いたします)
With regard to … (~に関しまして)
▼返信する時
Thank you for your e-mail. (メールありがとうございました)
Sorry I’m late in replying to your e-mail. (お返事遅くなり申し訳ありません)
Thank you for replying to my e-mail. (お返事ありがとうございました)
本文
I would like to know ~ (~を知りたいです)
Would you send us ~ (~を送っていただけますか)
Could you tell us ~(~を教えていただけますか)
結びの言葉
日本語で言うよろしくお願いいたしますといった表現。
- Thank you for your attention.
- Thank you very much in advance.
- Thank you for your time.
返信がほしい時には次のように書き添える。
- Your prompt reply will be appreciated. (できるだけ早くお返事いただけると幸いです)
- I look forward to hearing from you soon. (早いお返事お待ちしております)
- Your kind reply will be greatly appreciate. (お返事いただければ幸いです)
結尾
一般的には
「With best regards」
「Regards」
「Best Wishes」
「Thank you」
「Thanks」
など。
フォーマルであれば
「Sincerely yours」
「Sincerely」
など。
署名
自分のフルネーム、役職、部署名、会社名、メールアドレス、電話番号などを書く。
海外とやりとりするときは、電話やファックス番号は日本の国番号「81」を冒頭につける。
(例:+81(0)3-1234-5678)