取引先とのトラブル対応で使える英語表現を、ミスの謝罪、未着・誤配送・数量不足・破損の連絡、原因確認、交換対応、再発防止の説明に分けて紹介します。

ミスを知らせてもらったとき

• Thank you for bringing this error to our attention.
  このミスについてお知らせいただきありがとうございます。
• Thank you for letting us know about this issue.
  この問題についてお知らせいただきありがとうございます。
• We appreciate you bringing this matter to our attention.
  本件についてご指摘いただきありがとうございます。
• We will check the details and correct the error promptly.
  詳細を確認し、速やかに訂正いたします。
• We will review the matter and get back to you as soon as possible.
  本件を確認し、できるだけ早くご連絡いたします。
• Thank you for your patience while we look into this issue.
  本件を確認する間、お待ちいただきありがとうございます。

謝罪するとき

• We are sorry for the inconvenience.
  ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
• We apologize for the inconvenience this has caused.
  今回の件でご不便をおかけし、申し訳ございません。
• I’m sorry for causing you trouble.
  お手数をおかけして申し訳ありません。
• Please accept our sincere apologies.
  心よりお詫び申し上げます。
• We deeply apologize for the trouble caused by this issue.
  本件によりご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
• We understand that this has caused inconvenience to your team.
  今回の件で御社のチームにご不便をおかけしたことを理解しております。

自社のミスだと認めるとき

• The mistake was clearly ours.
  明らかに当方のミスでした。
• This error was caused by our internal process.
  このミスは当社の社内手続きに起因するものでした。
• We have confirmed that the error occurred on our side.
  当社側でミスが発生したことを確認いたしました。
• We take full responsibility for this mistake.
  このミスについては、当社が責任を負います。
• We should have checked the details more carefully before shipment.
  出荷前に詳細をより慎重に確認すべきでした。
• We will correct the mistake immediately.
  ただちにミスを訂正いたします。

商品が届いていないと伝えるとき

• We have not received the shipment for our order yet.
  注文した商品の発送分をまだ受け取っておりません。
• At this time, we have not received the products we ordered.
  現時点で、注文した製品をまだ受け取っておりません。
• We have not received your shipment as of today.
  本日時点で、御社からの出荷品をまだ受け取っておりません。
• Could you check the shipping status?
  配送状況を確認していただけますでしょうか。
• Please let us know whether the goods have already been shipped.
  商品がすでに出荷されているかお知らせください。
• Could you send us the tracking information?
  追跡情報をお送りいただけますでしょうか。

注文と違う商品が届いたとき

• We received different items from what we ordered.
  注文したものとは異なる商品が届きました。
• The items we received do not match our order.
  受け取った商品が注文内容と一致していません。
• It seems that the wrong products were shipped to us.
  誤った商品が当社に発送されたようです。
• Could you check the order details and the shipment record?
  注文内容と出荷記録を確認していただけますでしょうか。
• Please confirm whether the correct items can be shipped as soon as possible.
  正しい商品をできるだけ早く発送できるかご確認ください。
• We would appreciate your prompt response to this matter.
  本件について早めにご対応いただけますと幸いです。

数量不足を伝えるとき

• The shipment was short by 20 cases.
  出荷品が20ケース不足していました。
• We received 20 cases fewer than the quantity we ordered.
  注文数量より20ケース少なく届きました。
• The quantity delivered does not match the quantity on the invoice.
  納品数量が請求書の数量と一致していません。
• Could you confirm the shipment quantity on your side?
  御社側で出荷数量を確認していただけますでしょうか。
• Please arrange shipment of the missing items as soon as possible.
  不足分の商品をできるだけ早く発送してください。
• We would like to know when the remaining items can be delivered.
  残りの商品をいつ納品いただけるか確認したいです。

商品が破損していたとき

• The goods were severely damaged.
  商品がひどく損傷していました。
• We received the shipment in badly damaged condition.
  出荷品をひどく損傷した状態で受け取りました。
• Several boxes were damaged when they arrived.
  到着時に複数の箱が破損していました。
• Some of the products appear to have been damaged during transit.
  一部の商品は輸送中に破損したようです。
• We have attached photos of the damaged goods for your reference.
  参考として、破損した商品の写真を添付いたしました。
• Please let us know how you would like to handle this issue.
  本件についてどのように対応されるかお知らせください。

出荷前の確認について尋ねるとき

• We would like to know whether the goods were checked before dispatch.
  出荷前に商品が確認されたかを知りたいです。
• Could you confirm whether the items were inspected before shipment?
  出荷前に商品が検査されたかご確認いただけますでしょうか。
• Please check whether the correct items were packed before shipment.
  出荷前に正しい商品が梱包されたかご確認ください。
• Could you review your shipping records for this order?
  この注文に関する出荷記録を確認していただけますでしょうか。
• We would appreciate an explanation of how this issue occurred.
  今回の問題がどのように発生したのかご説明いただけますと幸いです。
• Please let us know the result of your investigation.
  調査結果をお知らせください。

原因を確認して伝えるとき

• We will look into the matter and inform you as soon as possible.
  本件を確認し、できるだけ早くご連絡いたします。
• We will check with the shipping company about this matter.
  本件について運送会社に確認いたします。
• We are currently investigating the cause of the problem.
  現在、問題の原因を調査しております。
• We found that the damage occurred during transit.
  破損は輸送中に発生したことが分かりました。
• We found that the error occurred during the packing process.
  梱包作業中にミスが発生したことが分かりました。
• We will share the details once our investigation is complete.
  調査が完了次第、詳細を共有いたします。

交換対応を伝えるとき

• We will replace the entire shipment immediately.
  出荷品すべてを速やかに交換いたします。
• We will send replacement items as soon as possible.
  交換品をできるだけ早く発送いたします。
• We will arrange a replacement shipment immediately.
  ただちに交換品の発送を手配いたします。
• We will cover the shipping costs for the replacement.
  交換品の送料は当社が負担いたします。
• Please return the damaged items using the shipping label we will provide.
  当社が用意する配送ラベルを使って、破損品をご返送ください。
• We will inform you of the replacement delivery schedule shortly.
  交換品の納品予定について、追ってご連絡いたします。

返金や調整を提案するとき

• We can offer a refund for the damaged items.
  破損した商品について返金対応が可能です。
• We will issue a credit note for the missing items.
  不足分の商品についてクレジットノートを発行いたします。
• We can either send replacement items or issue a refund.
  交換品の発送、または返金のいずれかで対応できます。
• Please let us know which option you prefer.
  ご希望の対応方法をお知らせください。
• We will adjust the invoice accordingly.
  請求書の内容をそれに合わせて調整いたします。
• We would like to resolve this matter as quickly as possible.
  本件をできるだけ早く解決したいと考えております。

再発防止を伝えるとき

• We will make every effort to prevent this from happening again.
  同じことが再び起こらないよう努めてまいります。
• We will review our internal process to prevent a recurrence.
  再発防止のため、社内手続きを見直します。
• We will strengthen our inspection process before shipment.
  出荷前の検査体制を強化いたします。
• We will work closely with the shipping company to prevent similar issues.
  同様の問題を防ぐため、運送会社と連携して対応いたします。
• We are sorry for the inconvenience we caused and will take steps to prevent a recurrence.
  ご迷惑をおかけしましたことをお詫びし、再発防止に向けて対応いたします。
• We appreciate your understanding and cooperation.
  ご理解とご協力をいただけますと幸いです。

トラブル報告メールの文面例

• Subject: Issue with Recent Shipment
  件名：最近の出荷品に関する問題について
• Dear Mr. Smith,
  スミス様
• We are writing to inform you that we have not received the products we ordered.
  注文した製品をまだ受け取っていないため、ご連絡いたしました。
• Could you check the shipping status and let us know whether the goods have already been shipped?
  配送状況をご確認のうえ、商品がすでに出荷されているかお知らせいただけますでしょうか。
• If the goods have been shipped, could you send us the tracking information?
  すでに出荷済みの場合は、追跡情報をお送りいただけますでしょうか。
• We would appreciate your prompt response to this matter.
  本件について早めにご対応いただけますと幸いです。
• Best regards,
  よろしくお願いいたします。

破損商品の連絡メールの文面例

• Subject: Damaged Goods Received
  件名：破損商品の受領について
• Dear Ms. Brown,
  ブラウン様
• We received the shipment today, but several items were severely damaged.
  本日出荷品を受け取りましたが、複数の商品がひどく損傷していました。
• We have attached photos of the damaged goods for your reference.
  参考として、破損した商品の写真を添付いたしました。
• Could you confirm whether the items were inspected before shipment?
  出荷前に商品が検査されたかご確認いただけますでしょうか。
• Please let us know how you would like to handle this issue.
  本件についてどのように対応されるかお知らせください。
• We would appreciate an update as soon as possible.
  できるだけ早く最新情報をいただけますと幸いです。
• Best regards,
  よろしくお願いいたします。

謝罪と交換対応メールの文面例

• Subject: Apology and Replacement Shipment
  件名：お詫びと交換品発送について
• Dear Mr. Lee,
  リー様
• Thank you for bringing this issue to our attention.
  本件についてお知らせいただきありがとうございます。
• We have confirmed that the wrong items were shipped to you.
  誤った商品が御社へ発送されたことを確認いたしました。
• Please accept our sincere apologies for the inconvenience this has caused.
  今回の件でご不便をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
• We will arrange a replacement shipment immediately.
  ただちに交換品の発送を手配いたします。
• We will also review our internal process to prevent a recurrence.
  再発防止のため、社内手続きも見直します。
• We appreciate your understanding and cooperation.
  ご理解とご協力をいただけますと幸いです。
• Best regards,
  よろしくお願いいたします。