顧客からクレームを受けた際は、事実関係を整理しつつ、相手の不満や不安に配慮した丁寧な返答が重要になります。ここでは、状況別に使いやすい英文表現をまとめます。

クレーム受領の連絡

• Thank you for bringing this issue to our attention.
  このたびは問題をご連絡いただき、ありがとうございます。
• We appreciate you informing us of your concerns.
  ご懸念をお知らせいただき、感謝いたします。
• We have received your message regarding the issue.
  本件に関するご連絡を確かに受領いたしました。
• Thank you for contacting us about this matter.
  本件につきご連絡いただき、ありがとうございます。

お詫びの表現

• We sincerely apologize for the inconvenience caused.
  ご不便をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
• Please accept our apologies for this situation.
  本件につき、深くお詫び申し上げます。
• We regret any trouble this may have caused you.
  本件によりご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。
• We are sorry to hear about your experience.
  ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません。

事実確認・調査中であることを伝える

• We are currently investigating the cause of this issue.
  現在、本件の原因について調査を行っております。
• We are reviewing the details you provided.
  お知らせいただいた内容を確認しております。
• Our team is looking into this matter carefully.
  担当チームが慎重に確認を進めております。
• We are checking our records to better understand the situation.
  状況把握のため、社内記録を確認しております。

対応方針・次のステップを伝える

• We will update you as soon as we have more information.
  進展があり次第、改めてご連絡いたします。
• We will take appropriate action to resolve this issue.
  本件解決に向け、適切な対応を進めてまいります。
• We are working on a solution and will contact you shortly.
  現在解決策を検討しており、追ってご連絡いたします。
• We will ensure this matter is handled promptly.
  迅速に対応するよう努めてまいります。

補償・代替案を提示する場合

• We would like to offer a replacement for the affected item.
  該当商品について交換対応をご提案いたします。
• A refund will be processed once the issue is confirmed.
  問題確認後、返金対応を行います。
• We would like to propose an alternative solution.
  代替案をご提案させていただきます。
• Please let us know if this solution is acceptable to you.
  こちらの対応で問題ないかご確認ください。

再発防止への言及

• We will review our procedures to prevent similar issues in the future.
  今後同様の問題が起きないよう、対応を見直します。
• This feedback will help us improve our service.
  今回のご指摘は、サービス改善に活かしてまいります。
• We take this matter seriously and are addressing it internally.
  本件を重く受け止め、社内で対策を講じております。
• We are committed to improving our quality control.
  品質管理の強化に努めてまいります。

丁寧な締めくくり

• Thank you for your patience and understanding.
  ご理解とご協力に感謝いたします。
• We appreciate your continued cooperation.
  引き続きのご協力に感謝いたします。
• Please do not hesitate to contact us if you have further questions.
  ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
• We value your feedback and your business.
  貴重なご意見とお取引に感謝いたします。